Inbetriebnahme planen, planifier la mise en production

Der Betriebs- und Supportverein OO unterstützt Initiativen und Betriebe bei der Inbetriebnahme der online Administrations-Plattform OpenOlitor, die Bezahlung wird zwischen Supporter und Initiative vereinbart. Da viele Inbetriebnahmen auch auf ehrenamtlicher Arbeit basieren, schlagen wir ein Vorgehen in Etappen vor.

L’association d’exploitation et de support OO peut soutenir les initiatives et exploitations lors de la mise en production de la plateforme en ligne OpenOlitor. Les honoraires de la personne qui soutient les initiatives ou exploitations sont fixés à l’avance, En général, la mise en production est également basée sur du travail bénévole. Pour cette raison, nous proposons de procéder par étapes.

Etappe 1, première étape

Checkliste OpenOlitor ausfüllen und absenden, remplir la checklist en ligne et l’envoyer à info@openolitor.ch:
https://form.jotform.com/80241745984968

Etappe 2, deuxième étape

Mit dem Betriebs- und Supportverein OO (info@openolitor.ch) Kontakt aufnehmen und offene Fragen zur Checkliste klären. Ziel: Entscheiden, ob OpenOlitor verwendet werden kann/soll. Contacter l’association d’exploitation et de support OO (info@openolitor.ch) et clarifier les questions liées à la checklist. Décider si OpenOlitor sera utilisé dans le futur.

Etappe 3, troisième étape

Dem Verein OpenOlitor und dem Betriebs- und Supportverein OO beitretenEine produktive Instanz bestellen. Adhérer à l’association OpenOlitor et à l’association d’exploitation et de support OO. Commander une instance productive d’OpenOlitor.

Etappe 4, quatrième étape

  • Konfiguration von OpenOlitor mit Hilfe der „Checkliste Konfiguration“ (die Checkliste wird derzeit noch erweitert) planen und schriftlich festhalten. Déterminer la configuration d’OpenOlitor à l’aide de la „checklist configuration“ et consigner les décisions par écrit.
  • Parallel dazu: Mitgliederdaten auf den neuesten Stand bringen bzw. ergänzen, vorzugsweise mit Hilfe eines Online-Formulars, welches die Eingaben in einer Excel-Datei speichert. Wir können Beispiel-Formulare zur Verfügung stellen. Im Formular müssen alle Daten abgefragt werden, die für die Erfassung in OpenOlitor relevant sind.
  • Parallel dazu: Information an die Mitglieder, dass OpenOlitor in Betrieb genommen wird und welche Auswirkungen dies haben wird.

Etappe 5, cinquième étape

Daten für den Import in OpenOlitor entweder direkt in OpenOlitor eingeben oder in einem LibreOffice-Worksheet (Vorlage wird hier publiziert) bereitstellen (meistens: Mitglieder und Personen, Produkte und Produzenten). Der Import wird von Tegonal GmbH durchgeführt. Kontrollieren der importierten Daten. Préparer les données principales (membres et personnes, produits et producteurs) dans un worksheet LibreOffice (modèle va être publié ici) pour les faire importer dans OpenOlitor. Contrôler les données importées.

Etappe 6, sixième étape

  • Mitglieder- und Personendaten kontrollieren und ab jetzt à jour halten.
  • Mitglieder/Kundentypen aktualisieren und ab jetzt à jour halten
  • Abotyp-Konfiguration nochmals kontrollieren, insbesondere Lieferdaten pro Vertrieb.
  • Abotypen und Vertriebe den Mitgliedern zuweisen. Resultat kontrollieren: Stimmt die Anzahl Abonnements total? Stimmt die Anzahl Abonnements pro Abotyp?
  • Bisherige Kontrollsheets oder Excel-Listen bereit halten.
  • Lieferplanungen erstellen (nur speichern, nicht abschliessen) und Resultate mit den bisherigen Kontrollsheets bzw. Excel-Listen vergleichen. Zuerst die Anzahl der Abonnements pro Abotyp pro Lieferungen prüfen. Dann die Lieferplanungen bezüglich Produzent und Produkte pro Lieferung prüfen.

Version française

Etappe 7, septième étape

  • Proberechnung erstellen und Probezahlungen sowie Probe-Import der Zahlungseingansgdaten durchführen
  • Rechnungsvorlage erstellen (Ablegen im Mitgliederportal oder per Post oder Mail versenden?)
  • Infoschreiben an die Mitglieder: Wie werden Rechnungen neu erstellt? Wie Regeln gelten neu für die Zahlungen?
  • Testpaket von einem Dutzend Rechnungen erstellen und Rückgang Zahlungen abwarten, allenfalls Korrekturen vornehmen
  • Restliche Rechnungen an Mitglieder versenden

Version française

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