Rechnungen
Manuell oder batchweise: OpenOlitor erstellt Rechnungen für Abonnentinnen. Das Rechnungsmodul ist bezüglich automatisierbarer Verarbeitung von Zahlungseingängen derzeit auf Schweizer Verhältnisse ausgerichtet (Vergabe von ESR-Nummern), eine Erweiterung für andere europäische Länder resp. die Abdeckung des neuen Standard ISO-20022 ist in Planung.
Generell wird bei der Erstellung von Rechnungen jeder einzelnen Rechnung eine Referenznummer und eine ESR-Nummer automatisch zugeteilt. So können Einzahlungsscheine erstellt werden, die anschliessend eine automatisierter Verarbeitung den eingegangenen Zahlungen ebenfalls in OpenOlitor ermöglicht. Die Rechnungen können entweder als PDF (oder LibreOffice-Datei) exportiert und per Mail direkt aus OpenOlitor versendet werden oder als PDF oder LibreOffice erstellt und anschliessend ausgedruckt werden.
Rechnungen können derzeit nur für AbonnentInnen erstellt werden. Sind andere TeilnehmerInnen erfasst (bspw. GönnerInnen oder GenossenschafterInnen ohne Abonnement), müssen Serienbriefe mithilfe eines Datenexports ausserhalb des Tools erstellt werden. Alternativ könnte ein „Fake“-Abotyp erstellt werden. Rechnungen an AbonnentInnen können entweder einzeln erfasst werden oder für eine Auswahl von AbonnentInnen.
Die Auswahl erfolgt über den Einsatz von Filtern. Gefiltert werden kann nach Abonnement-Nummer und Abonnement-Typ. Es können für eine Anzahl Lieferungen oder bis zu einem gewissen Zielguthaben (für eine Schlussabrechnung über eine bestimmte Anzahl Guthaben, wenn mehr Körbe bezogen werden können als vertraglich vereinbart) Rechnungen erstellt werden:
Bei der manuellen Erstellung von einzelnen Rechnungen können ausser der Kundennummer, die nach Auswahl des Abonnenten zugewiesen wird, und der ESR- und Referenznummer, die automatisch erstellt wird, alle Felder manuell verändert bzw. editiert werden. Einzelne Rechnungen können über das Menu Abos (Auswahl eines einzigen Abos) oder das Menu Kunden erstellt werden.
Zugang über die Kundenansicht einzeln:
Anhand des Rechnungsdatums wird der Status der einzelnen Rechnung automatisch festgelegt: 30 Tage nach Rechnungsdatum wird auf Mahnungsstatus gewechselt. Im Statutsfeld können Rechnungen auch storniert werden.
Zahlungen
Nachdem die Rechnungen mittels OpenOlitor erzeugt wurden, können die von der Bank oder Post erstellten Files in OpenOlitor eingelesen werden. In einem Dialog können Fehlermeldungen abgearbeitet werden. Das Modul „Verarbeitung Zahlungseingänge“ ist derzeit auf Schweizer Verhältnisse ausgerichtet (Vergabe von ESR-Nummern), eine Erweiterung für andere europäische Länder resp. die Abdeckung des neuen Standard ISO-20022 ist in Planung.
Für die Inkassokontrolle werden bei der Bank die sogenannten „ESR-Dateien“ heruntergeladen und in OpenOlitor eingespiesen (Zahlungsimports). Beim Import zeigt ein Inkasso-Verarbeitungsfenster an, ob mit einer Rechnung, die bezahlt wurde, alles in Ordnung ist (Status „OK“) oder ob Fehler aufgetreten sind. Wenn der einbezahlte Betrag nicht stimmt, meldet OpenOlitor im Fenster „nicht erledigte Zahlungseingänge“ unter „Status“ „Betrag falsch“, wenn diese Referenznummer bereits verwendet wurde, heisst es „Bereits verarbeitet“, wenn die ESR-Nummer nicht lesbar war, heisst es „ESR nicht erkannt“, und so weiter. Im Inkasso-Verarbeitungsfenster können diese Fehler (die es leider regelämssig gibt), bearbeitet werden und gelöste Fälle können mit einem „OK“ und einer Bemerkung versehen werden. Danach werden diese Zahlungseingänge in die „erledigten Zahlungseingänge“ verschoben.