Lieferplanung (Korbplanung)

Zum Workflow siehe Zusammenstellung der Lieferungen.

Eine Lieferplanung besteht aus einer oder mehreren Korbplanungen. Die Korbplanung erfolgt pro Abotyp und Vertrieb.

Rechnungen und Inkasso

Generell wird bei der Erstellung von Rechnungen jeder einzelnen Rechnung eine Referenznummer und eine ESR-Nummer automatisch zugeteilt. So können Einzahlungsscheine erstellt werden, die anschliessend eine automatisierter Verarbeitung den eingegangenen Zahlungen ebenfalls in OpenOlitor ermöglicht. Die Rechnungen können entweder als PDF (oder LibreOffice-Datei) exportiert und per Mail direkt aus OpenOlitor versendet werden oder als PDF oder LibreOffice erstellt und anschliessend ausgedruckt werden.

Rechnungen können derzeit nur für AbonnentInnen erstellt werden. Sind andere TeilnehmerInnen erfasst (bspw. GönnerInnen oder GenossenschafterInnen ohne Abonnement), müssen Serienbriefe mithilfe eines Datenexports ausserhalb des Tools erstellt werden. Alternativ könnte ein „Fake“-Abotyp erstellt werden. Rechnungen an AbonnentInnen können entweder einzeln erfasst werden oder für eine Auswahl von AbonnentInnen.

Die Auswahl erfolgt über den Einsatz von Filtern. Gefiltert werden kann nach Abonnement-Nummer und Abonnement-Typ. Es können für eine Anzahl Lieferungen oder bis zu einem gewissen Zielguthaben (für eine Schlussabrechnung über eine bestimmte Anzahl Guthaben, wenn mehr Körbe bezogen werden können als vertraglich vereinbart) Rechnungen erstellt werden:

Bei der manuellen Erstellung von einzelnen Rechnungen können ausser der Kundennummer, die nach Auswahl des Abonnenten zugewiesen wird, und der ESR- und Referenznummer, die automatisch erstellt wird, alle Felder manuell verändert bzw. editiert werden. Einzelne Rechnungen können über das Menu Abos (Auswahl eines einzigen Abos) oder das Menu Kunden erstellt werden.

Zugang über die Kundenansicht einzeln:

Anhand des Rechnungsdatums wird der Status der einzelnen Rechnung automatisch festgelegt: 30 Tage nach Rechnungsdatum wird auf Mahnungsstatus gewechselt. Im Statutsfeld können Rechnungen auch storniert werden.

Die manuelle Erstellung von Rechnungen und die Inkassokontrolle durchlaufen folgenden Workflow:

  • Eine Rechnung wird manuell erstellt (in der Kunden-Detailansicht): Die Rechnung wird einem Abo zugewiesen. Es wird ein Titel und die Anzahl der in Rechnunge gestellten Lieferungen hinterlegt. Es wird ein Rechnungsbetrag hinterlegt. Das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum werden hinterlegt
    • Bis zum Speichern hat die Rechnung den Status „Neu“
  • Mit „Speichern“ wird die Rechnung erstellt.
    • Die Rechnung kann nun noch gelöscht werden.

Für die folgenden Schritte ist zu Unterscheiden, ob Rechnung gemailt oder ausgedruckt und versendet wird:

  1. VARIANTE MAIL: Die Rechnung wird verschickt per Mail.
    • Der Status der Rechnung ist „Verschickt“
    • Es können ESR-Nummer importiert und verarbeitet werden.
    • Die Rechnung kann nicht mehr gelöscht werden.
  2. VARIANTE MAIL: Die Rechnung kann storniert werden
    • Die Rechnung hat neu den Status storniert.
  3. VARIANTE MAIL: Es kann eine Mahnung verschickt werden
    • Status neu „Mahnungverschickt“
    • kein Löschen/Stornieren mehr möglich
  4. VARIANTE MAIL: Es kann ein Zahlungsimport erfolgen oder die Rechnung kann manuell auf „Bezahlt“ gesetzt werden
    • Status neu „Bezahlt“
    • kein Löschen/Stornieren mehr möglich
  5. VARIANTE DRUCK: Die Rechnung wird gedruckt.
    • Der Status der Rechnung ist immer noch „Erstellt“
    • Die Rechnung kann noch gelöscht werden.

[…]

Für die Inkassokontrolle werden bei der Bank die sogenannten „ESR-Dateien“ heruntergeladen und in OpenOlitor eingespiesen (Zahlungsimports). Beim Import zeigt ein Inkasso-Verarbeitungsfenster an, ob mit einer Rechnung, die bezahlt wurde, alles in Ordnung ist (Status „OK“) oder ob Fehler aufgetreten sind. Wenn der einbezahlte Betrag nicht stimmt, meldet OpenOlitor im Fenster „nicht erledigte Zahlungseingänge“ unter „Status“ „Betrag falsch“, wenn diese Referenznummer bereits verwendet wurde, heisst es „Bereits verarbeitet“, wenn die ESR-Nummer nicht lesbar war, heisst es „ESR nicht erkannt“, und so weiter. Im Inkasso-Verarbeitungsfenster können diese Fehler (die es leider regelämssig gibt), bearbeitet werden und gelöste Fälle können mit einem „OK“ und einer Bemerkung versehen werden. Danach werden diese Zahlungseingänge in die „erledigten Zahlungseingänge“ verschoben.

Bei den Guthaben werden drei Typen unterschieden: Das Guthaben in Rechnung umfasst die Anzahl der in Rechnung gestellten Körbe. Das Guthaben vertraglich umfasst die Anzahl Körbe, die vertraglich zur Lieferung vereinbart wurden. Das Guthaben setzt sich aus diesen beiden Positionen zusammen:

Pendenzen und History

Die Pendenzen/History-Verwaltung wird in der Navigation als Hauptmenupunkt angezeigt. Erfasst werden diese Pendenzen entweder manuell oder durch die Software.

Bei der manuellen Hinterlegung von Pendenzen wird im Menu „Kunden“ (Teilnehmer) in die Detailansicht des Teilnehmers navigiert. Dort befindet sich an 2. Stelle die Pendenzen /History-Übersicht. Dort kann mit dem Button „Neue Pendenz“ eine neuer Eintrag erstellt werden. Standardmässig wird als Erfassungsdatum das aktuelle Datum eingegeben, das Datum kann jedoch auch manuell eingegeben werden Es gibt derzeit drei Art von Pendenzen: Die „ausstehende“, die „erledigt“ und die „nicht-erledigt“ (d.h. kann nicht erledigt werden derzeit im Gegensatz zur ausstehenden Pendenz).

OpenOlitor fügt derzeit in zwei Fällen ohne Zutun des Nutzers Pendenzen ein: Wenn für ein Abo die Vertriebsart oder das Depot verändert wird, und wenn das Guthaben manuell verändert wird.

In der Pendenzenübersicht im Hauptmenu in der Navigation links sind alle Pendenzen ersichtlich und können auch nach Status gefiltert werden, zur Detailansicht gelangt man, indem man auf den Kundenlink klickt:

:green_apple: In künftigen Versionen von OpenOlitor könnte die Pendenzenfunktion zur einer systematischen History ausgebaut werden, sofern entsprechender Bedarf geäussert wird.