In den Stammdaten werden Depots und Touren, Abotypen, ProduzentInnen und Produkte erfasst. Nicht zu den Stammdaten gehören die TeilnehmerInnen (Kunden).

Stammdaten Depot

In den Stammdaten Depot können beliebig viele Depots eingerichtet werden:

Die Basisdaten der einzelnen Depot enthalten die Anschrift (Bezeichnung, Adresse, PLZ und Ort) sowie ein Kurzzeichen (für Etiketten und andere Anwendungszwecke, bei denen nicht die volle Bezeichnung des Depots sichtbar gemacht werden soll) und die Information, ob das Depot überhaupt aktiv ist. Ein nicht aktives Depot kann bei der Einrichtung von Abotypen (und folglich auch bei der Erstellung von Abonnements) nicht oder nicht mehr angewählt werden. Depots, die nicht mehr verwendet werden, werden nicht gelöscht, sondern auf inaktiv gesetzt. Bei den Zusatzdaten der Depots kann festgelegt werden, ob eine Maximalzahl von Körben für das Depot besteht (falls ja, kann in diesem Feld eine Zahl eingegeben werden). Ebenso kann ein Farbcode pro Depot hinterlegt werden. Das bewährt sich bei der Verteilung: Mit Etiketten in unterschiedlichen Depot-Farben kann einfach visuell kontrolliert werden, ob nicht versehentlich ein Korb im falschen Depot ausgeladen wurde. Ebenfalls in den Zusatzinformationen können die Öffnungszeiten des Depots hinterlegt werden. In den Kontodaten wird die Bankverbindung des Depots hinterlegt, falls Zahlungen an Depots ausgeführt werden sollen. Weiter ist zu jedem Depot eine Ansprechperson erforderlich: Dies ist die Person, die seitens der Depotstelle den Kontakt zur Initiative pflegt. Die verantwortliche Person ist die Person, die sich seitens der Initiative um diese Depotstelle kümmert und mit der Ansprechperson der Depotstelle Kontakte pflegt.
Stammdaten Touren

Bei den Stammdaten Touren werden die einzelnen Liefertouren festgehalten. Weil bei der Hauslieferung die Wohnadresse und die Lieferadresse abweichen kann, kann bei der Erfassung von AbonnentInnen neben der Wohnadresse auch eine allenfalls abweichende Lieferadresse erfasst werden, siehe Beschreibung zu TeilnehmerInnen (Kunden).

Stammdaten Abotypen

Bei den Stammdaten Abotypen werden bei den Basisdaten die Bezeichnung des Abotyps festgelegt (bspw. Gross Vegi) und eine Beschreibung des jeweiligen Abotyps. Es wird zudem festgelegt, wann dieser Abotyp zeitlich aktiv ist. Ein Abotyp kann über längere Zeit verfügbar sein (bspw. Jahresabo Klein Vegi mit Aktivzeit über mehrere Jahre) oder auch nur kurz (Abonnement für frischen Most, verfügbar während 4 Wochen). Ist ein Abotyp aktiv, kann ein solches Abonnement einem Abonnenten (Teilnehmer, Kunde) zugeordnet werden.

Zusätzlich wird der Lieferrhythmus festgelegt: Wöchentlich, monatlich, zweiwöchtentlich oder unregelmässig. Die regelmässigen Lieferrhytmen werden hier festgelegt, damit bei der Erstellung der Lieferdaten automatische Lieferdatenberechnungen vorgeschlagen werden können. Wird unregelmässig gewählt, müssen die Lieferdaten vollständig manuell angelegt werden.

Der ebenfalls in den Stammdaten Abotypen festgehaltene Preis entspricht dem Verkaufspreis des jeweiligen Abotyps (inkl. einer allfällige MWST).

Bei der Laufzeit geht es einerseits darum, die Abwesenheiten und andererseits die Erneuerung von Abo steuern zu können. In der Laufzeit unbeschränkte Abotypen erneuern sich automatisch, sofern sie nicht gekündigt werden. Bei den in der Laufzeit begrenzten Abotypen (begrenzt nach Anzahl Monate oder Anzahl Lieferungen) müssen die einzelnen Abonnements für die Vertragserneuerung aktiv erneuert werden (neues Abonnement). Bei der Begrenzung nach Anzahl Lieferungen, besteht die Möglichkeiten, Abwesenheiten einzugeben (also Lieferungen auszusetzen), und zwar so, dass die ausgesetzten Lieferungen das Abonnement jeweils um eine Lieferung verlängern.

Die Kündigungsfrist wird hier eingetragen, der nächste Kündigungstermin und die entsprechende Kündigungsfrist von OpenOlitor errechnet und in der Aboverwaltung und im Kundenportal hinterlegt werden kann.

Mit dem Guthaben-Mindestbestand kann den in den Stammdaten „Abotypen“ festgelegt werden, um wieviel Lieferung der Abonnent im Vergleich zu den Zahlungen im Rückstand ist. Dies erlaubt einerseits eine Inkassokontrolle und automatische Einstellung von Lieferungen, wenn der Saldo-Minestbestand überschritten wird, andererseits können so auch Schlussabrechnungen für zuviel bezogene Körbe erstellt werden (bspw. wenn ein Jahresabo über 52 Kalenderwochen nur 48 Lieferungen enthält, und die vier Körbe abbestellt oder bezogen werden können).

Bei den Zusatzdaten können weitere Einstellungen vorgenommen werden: Wenn „wird standardmässig geplant“ aktiviert wird, erscheint dieser Abotyp in der Lieferungsplanung (also der Planung der Körbe und muss nicht manuell aufgerufen werden). Bei der Anzahl Soll-Abwesenheiten kann eingetragen werden, wieviele Lieferungen (Körbe) die AbonnentInnen abbestellen müssen, um nicht eine Schlussabrechnung zu erhalten. Bei einem Jahresabonnement, das 48 Lieferungen beinhaltet, können so beispielsweise 4 Lieferungen (Differenz zu 52 Kalenderwochen) als Soll-Abwesenheiten hinterlegt werden. Der Farbcode erlaubt es, die Abotypen farblich kennzuzeichnen (in OpenOlitor, aber auch auf den mittels Dokumentvorlagen erzeugten Dokumenten bspw. den Ettiketten). Der Zielpreis und der Administrationsanteil dienen dazu, die Anteile der AbonnentInnen und der ProduzentInnen an den Adminstrationskosten feszulegen, falls benötigt. Der Administrationsteil der AbonnentInnen wird über den Zielpreis festgelegt. Beläuft sich beispielsweise der Abopreis des Abotyps „Klein Vegi“ auf 20 Franken, so kann über den Zielpreis (also den Preis, der über alle Lieferungen im Schnitt über das Geschäftsjahr angestrebt wird) festgelegt werden, in welcher Höhe die AbonnentInnen effektiv Lebensmittel erhalten. In Initiativen, die nicht mit Preisen pro Produkt arbeiten, kann dieser Teil der Konfiguration ausgelassen werden. Die Zielpreisberechnung ist in den Fällen etwas komplizierter, wenn Flächenpauschalen zum Einsatz kommen, wenn also eine gewisse Summe bei den Abotypen abgezogen wird, weil diese Produkte nicht pro Menge geerntete Lebensmittel, sondern pro angebaute Fläche pauschal entschädigt werden. Wenn zusätzlich Vegane oder Vegetarische Abotypen bestehen, kann mit der Zielpreisberechnungen auch eine Eier-Tierpauschale berücksichtigt werden, also eine Pauschale, die nicht bei allen Abotypen angerechnet wird. Die Zielpreisberechnungen selbst wird ausserhalb des Tools erstellt. Wir werden hier eine Beispielberechnungen zur Verfügung stellen. Während der Administrationsanteil der AbonnentInnen über die Zielpreis berücksichtigt wird, wird der Administrations-Anteil der Produzenten hingegen direkt in Prozent abgerechnet. von 100% werden über den Zielpreis also beispielsweise 10% Admin-Anteil der AbonnentInnen abgezogen (ein Korb à 20 Franken hat dann einen Zielpreis von 18 Franken), die Produkte werden für diesen Zielpreis auf die Körbe verteilt und bei der Produzentenabrechnung wird dann vom Totalpreis der Administrationsanteil von 15 Prozent abgezogen. Die Anzahl aktiver Abonnemente schliesslich zeigt, wieviele Abonnements diesem Abotyp effektiv zugeordnet sind.

Ebenfalls beim jeweiligen Abotyp werden auch die Art der Lieferung und die Lieferdaten festgelegt. Bei der Vertriebsart stehen die Depotlieferung (an Sammelstellen), die Heimlieferung (einzeln an bestimmte Adressen, wobei die Rechnungs- und die Lieferadresse abweichen können). Die Postlieferung kann als Dritte Variante angewählt werden.

Bei der Heimlieferung wird eine Liefertour ausgewählt (zuvor konfiguriert in den Tour-Stammdaten), bei der Depotlieferung ein Depot (vorher konfiguriert in den Depot-Stammdaten). Die Postlieferung erfordert keine zusätzliche Konfiguration, da die Aboadresse bzw. Lieferadresse bei den Teilnehmerdaten (Kundendaten) bereits hinterlegt ist.

Dann werden pro Abotyp ein Liefertag ausgewählt und diesem Liefertag werden Depots, Touren und/oder Postlieferung als Vertriebsarten zugeteilt. Pro Abo und Liefertag werden die Lieferdaten eingegeben (die Lieferdaten können als Vorschlag errechnet oder ganz manuell eingegeben werden, es können nach der Berechnung auch einzelne Lieferdaten wieder gelöscht werden). Ein Abotyp kann also einen Liefertag und mehrere Vertriebsarten umfassenn. Bei der Zuweisung des Abotyps zum Abonnenten wird dann unter den hier erstellten Varianten ausgewählt.

Wichtig: In der Lieferplanung werden die einzelnen Abotypen gesamthaft zusammengestellt, also unabhängig von der Vertriebsart. Liefert eine Initiative beispielsweise den Abotyp „Klein Vegi“ am Mittwoch an 10 Depots, 4 Touren und 5 Körbe als Postlieferung, und ist der Korbinhalt immer derselbe, muss nur ein Abotyop erfasst werden. Gibt es dagegen den kleinen Vegi-Korb einmal am Donnerstag in ein Depot, am Freitag nach Hause und am Samstag per Post, müssen drei Abotypen erfasst werden.

Stammdaten Produzenten

Bei den Stammdaten Produzenten werden alle Angaben (Adresse, Telefonnummer, Mail, Bankkoordinaten, MWST-Details) derjenigen Betriebe oder Produzentinnen und Produzenten erfasst, die in die Initiative liefern bzw. für die Initiative produzieren. Diese Daten bilden die Grundlage für die automatisierte Rechnungserstellung für die Produzenten. Das heisst, in OpenOlitor werden Rechnungen für Guthaben erstellt, welche die Produzentinnen und Produzenten von der Initiative erhalten. Dabei wird die eine eventuelle MWST-Pflicht der Produzenten berücksichtigt: Sofern ein Produzent MWST-pflichtig ist oder für die MWST optiert hat, kann seine MWST-Nummer und der MWST-Satz erfasst werden. Diese Daten fliessen wiederum in die Rechnungen ein.

Stammdaten Produkte

In den Stammdaten Produkte kann eine Liste von Produkten erfasst werden, die dann in der Lieferplanung (Korbplanung) als Auswahlliste zur Verfügung steht. Je nachdem, ob in den Projekt-Voreinstellungen für Preise optiert wurde (Preise sichtbar / relevant) und ob die Preise als editierbar bezeichnet wurden, erscheinen in der Produkteliste die Preise oder nicht. Bei den nicht editierbaren Preisen gelten bei der Lieferplanung (Korbplanung) die in der Produkteliste hinterlegten Preise als fix (Preise nicht editierbar) oder als veränderbar bei der Lieferplanung (Korbplanung). Wenn die Preise als „nicht editierbar“ hinterlegt wurden, werden sie in der Produkteliste verändert. Die Bezeichnung der Produkte enthält den Namen des Lebensmittels. Diese Bezeichnung wird auch in den Listen „aktueller Korb“ und in den Auswertungen verwendet. Entsprechend empfiehlt es sich, eine gewisse Systematik anzuwenden und die Lebensmittel so zu bezeichnen, dass auch Laien verstehen, was gemeint ist. Beim Verein soliTerre werden beispielsweise Bezeichnungen, die nicht allgemein verständlich sind, mit einem Typ-Präfix eingetragen: Statt „Ochsenherz“ heisst es dann: „Tomaten, Ochsenherz“. Artbezeichnungen werden bei soliTerre tel quel eingetragen: Schwarzer Rettich und Winterrettich. Verschiedene Sorten oder Zubereitungsarten hingegen werden in der Tendenz mit Komma getrennt: „Randen, gekocht“ vs. „Randen, Chioggia Pro Specia Rara“. Oder „Karotten, rot“ und „Karotten, violett“. Da nach Buchstabenabfolgen gefiltert werden kann, müssen nicht alle Kohlarten mit „Kohl…“ beginnen. Die Von-Bis-Felder haben zur Zeit reinen Informationscharakter, sie legen fest, wann ein Lebensmittel zeitlich zur Verfügung stehen kann. Der Preis bezieht sich immer auf 1 Einheit der unter Einheit festgesetzten Werte: Also 1 Franken pro 1 kg, pro 1 Liter, pro 1 Gramm, pro 1 Stück oder pro 1 Bund. Die Standardmenge dient der Lieferplanung (Korbplanung). Wird ein Standardwert von bspw. 300 g bei Produkt „Karotten, rot“ eingegeben, erscheint dieser Wert beim den „Karotten, rot“ in der Korbplanung automatisch. Wenn dann 350 g geplant werden, kann der Wert korrigiert werden (und muss nicht vollständig neu eingegeben werden).