Gestion des membres et des personnes
OpenOlitor peut représenter toute la vie sociale d’une initiative ACP, CSA ou GASAP. L’entité de base consiste en une adresse postale (avec adresse de livraison, si nécessaire). Il est possible d’associer un nombre illimité de personnes à chaque adresse.
Gérer les abonnements (paniers)
OpenOlitor peut gérer divers types d’abonnement. Dans la deuxième étape de la version de base (début des travaux: mars 2017) il est prévu de créer en plus des abonnements compémentaires et des commandes complémentaires. Les abonnements complémentaires peuvent être ajoutés à un abonnement principal (p.ex. abonnement complémentaire d’oeufs lié à un abonnement principal de légumes. Les commandes supplémentaires peuvent être effectuées par les membres sur base d’une offre des producteurs.
Planifier des livraisons et répartition de la récolte
La planification des livraisons comprend la livraison en dépôt, à domicile et par la poste. Afin que les types d’abonnements puissent être livrés à des dates différentes en divers lieux et être planifiés séparément, la planification des livraisons se fait par type d’abonnements et par distribution. Une répartition de la récolte fait partie de la planification: sous cet angle, les quantités de récoltes sont réparties entre types d’abonnements.
Créer des factures d’abonnements
Manuellement ou par lots: OpenOlitor établit des factures pour les abonnés. Le module de facture se fonde actuellement sur les conditions suisses en ce qui concerne le traitement automatisable des paiements entrants (indication du numéro BVR), une extension pour d’autres pays européens ou la couverture du nouveau Standard ISO-20022 étant projetée.
Traiter des paiements entrants
Nachdem die Rechnungen mittels OpenOlitor erzeugt wurden, können die von der Bank oder Post erstellten Files in OpenOlitor eingelesen werden. In einem Dialog können Fehlermeldungen abgearbeitet werden. Das Modul « Verarbeitung Zahlungseingänge » ist derzeit auf Schweizer Verhältnisse ausgerichtet (Vergabe von ESR-Nummern), eine Erweiterung für andere europäische Länder resp. die Abdeckung des neuen Standard ISO-20022 ist in Planung.
Organiser de la participation au travail
De nombreuses initiatives RVL et SOLAWIS connaissent des engagements de travail de la part de membres ou de coopérateurs. La gestion de ces engagements par OpenOlitor permet l’appel d’offres pour les travaux et l’inscription en ligne par les membres.
Gérer les produits et leurs prix
Dans OpenOlitor, des produits peuvent être enregistrés qui, ensuite, peuvent être placés dans la planification des livraisons au moyen d’un cliquer-glisser dans la corbeille. Grâce à des tags configurables, les produits peuvent être rangés dans diverses catégories. Les prix peuvent également être désactivés dans les configurations de base.
Gérer les absences (vacances) des membres
Dans certaines initiatives ACP, AMAP, GASAP ou CSA, les membres peuvent suspendre un certain nombre de livraisons, par exemple parce qu’ils sont en vacances. Avec OpenOlitor, les membres peuvent eux-mêmes enregistrer en ligne ces absences. Ces absences seront prises en compte dans la planification des livraisons.
Organiser la livraison des paniers
Se fondant sur la planification des livraisons, OpenOlitor établit des listes de tournées (pour livraison à domicile), des étiquettes pour la livraison en dépôt et pour la livraison par la poste.
Créer des commandes et des décomptes pour les producteurs
Si la planification des livraisons est achevée pour une certaine date, OpenOlitor met fin à l’inscription d’absences pour cette date. La commande sera alors adressée aux producteurs (ou à l’entreprise) par courriel. Des modifications à court terme dans la composition de la corbeille peuvent être saisies jusqu’à peu de temps avant la livraison.
Créer des évalutations et des statistiques
OpenOlitor saisit des chiffres relatifs aux membres, abonnements, livraisons et bien d’autres choses encore. Rapports et évaluations portant par exemple sur la quantité totale des produits livrés aident à planifier la prochaine saison. Souvent, OpenOlitor établit directement les rapports nécessaires (à voir dans Tool et téléchargement en tant que fichiers CSV). D’autres rapports seront spécialement établis et sont prêts au téléchargement sous différents formats.
Etablir des lettres et courriels en série
Avec des modèles LibreOffice, des lettres en série peuvent être produites par OpenOlitor en format PDF et en format LibrOffice. OpenOlitor envoie également des courriels en série.