Neuer Abotyp erstellen

Neuer Abotyp erstellen

Grundfunktionen und Einrichtung

Vor der Einrichtung von Abotypen sind zahlreiche Fragen zu klären, die Art und Weise der Einrichtung der Abotypen ist zentral für Funktionsweise von OpenOlitor. In der Regel gibt es verschiedene Arten, Abosysteme umzusetzen, die verschiedenen Varianten sollten im Vorfeld (vor der Einrichtung in OpenOlitor) gepürft werden.

Hier einige Hinweise zu den Eigenschaften des Abotyps:

  • Name des Abotyps: Dieser Name wird auch auf Etiketten abgebildet, also kurze Namen eingeben wie „Klein Vegi“
  • Beschreibung Abotyp: Hier hat es nun viel Platz, um den Abotyp ausführlich zu beschreiben, falls das gewünscht ist. Dieses Feld wird auch im Kunden-/Mitgliederportal angezeigt, hier können Freitext weitere Informationen eingegeben werden.
  • Aktiv von …bis: Werte: TT.MM.JJJJ. Dies ist die Laufzeit des Abotyps mit reindeklaratorischem Charakter. Am besten, man trägt das „bis“-Datum nicht ein, wenn der Abotyp nicht von Anfang an limitiert ist.
  • Lieferrhythmus: Werte: wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, unregelmässig. Diese Angabe dient dazu, in den Vertrieben die Lieferdaten halbautomatisiert zu erstellen. Bei unregelmässigen Lieferungen müssen alle Lieferdaten einzeln von Hand erfasst werden. Diese Angabe hat keine über die Erfassung der Lieferdaten pro Vertrieb hinausgehende Wirkung.
  • Preis … pro …: Werte CHF pro Lieferung, Hier handelt es sich um den Preis, der den Mitgliedern in Rechnung gestellt wird und der den Anteil der Mitglieder an die Administrationkosten noch beinhaltet. Beispiel: Die Körbe des Vereins soliTerre kosten 20 Franken (kleine Körbe) bzw. 32 Franken (gross Körbe) pro Lieferung. OpenOlitor greift auf diese Angaben zurück, wenn bei der batchweisen Erstellung von Rechnungen der Betrag der Rechnungen via Anzahl Lieferungen errechnet wird. Beispiel: Erstellung Rechnung soliTerre quartalsweise: Es wird angegeben, die Rechnung solle 12 Lieferungen erfassen. OpenOlitor erstellt Rechnungen über 240 Franken (kleine Körbe) und 384 Franken (grosse Körbe). Dieser Preis steht mit dem Zielpreis (siehe weiter unten) in enger Beziehung.
  • Laufzeit: Die Laufzeit bezieht sich auf die Laufzeit des Abo-Vertrags. Diese Angaben werden verwendet, um anzeigen zu können, in Abhängigkeit vom Startdatum eines Abos, auf wann das Abo wieder beendet werden kann. Dazu wird auch die Kündigungsfrist (siehe nachfolgend) herangezogen. VIelfach wird diese Frist aber via CSS ausgeblendet, da sie bei mehreren Abonnements zu Verwirrung führen kann.
  • Kündigungsfrist: Hier wird die Frist eingetragen, innert der ein Abovertrag gekündet werden kann. Beispiel: Das Abo kann unter Einhaltung der Kündigungsfrist von 2 Monate je auf Ende des individuellen Vertragsjahres gekündet werden.Diese Angabe und die Angabe zur Laufzeit erlaubt es, bei den Abonnements im Mitgliederportal anzuzeigen: Dieses Abo kann per Datum X gekündet werden, die Kündigung muss bis Datum Y bei uns eintreffen. Siehe aber Kommentar zur Laufzeit.
  • Guthaben Mindestbestand: Wert: minus eine Zahl. OpenOlitor hat eine „Bremsfunkion“ bei den Lieferplanungen, die darin besteht, dass Mitglieder, die in Bezug auf die Lieferungen und die bezahlten Rechnungen „im Minus“ sind, automatisch keine Lieferungen mehr erhalten. Wo sehr viele Körbe verwaltet werden, kann diese Funktion sinnvoll sein, bei einigen hundert Körben wird das Inkasso in der Regel proaktiv durchgeführt. In einem solchen Fall setzt man den Wert auf -100 und deaktiviert die Funktion de facto. Bei den Lieferplanung muss immer geprüft werden, ob nicht (versehentlich) eine Lieferung infolge „Saldo zu tief“ ausgesetzt wurde. Das sieht man bei Mouse-Over auf der Lieferplanungs-Nummer links oben und individuell bei den in der Lieferplanung geplanten Körben.
  • Wird standartmässig geplant: Werte: JA, NEIN. Hier kann man festlegen, ob der Vertrieb bzw. die Vertriebe eines Abotyps in den Lieferplanungen automatisch aufgeführt werden oder ob man sie manuell hinzufügen muss.
  • Anzahl Soll-Abwesenheiten: Werte: 1 bis X. Es gibt Initiativen, die bspw. 4 Abwesenheiten pro Geschäftsjahr als Soll haben (bspw. bei 48 Lieferungen auf 52 Kalenderwochen). Diese Angabe erlaubt es, anzuzeigen, jeweils pro Geschäftsjahr, wieviel der X Soll-Abwesenheiten ein Mitglied bereits eingetragen hat.
  • Zielpreis: Wert: Betrag in CHF/EUR. In Kombination mit dem „Preis“, siehe oben, wird mit dem Zielpreis der Anteil definiert, mit dem sich die Mitglieder an den Administrationskosten beteiligen. Beispiel: In Rechnung gestellt werden den Mitgliedern 22.50 Franken für den kleinen Korb. Der Zielpreis pro Lieferung in der Lieferplanung ist aber nur 22 Franken. Der Beitrag der Mitglieder zu den Administrationskosten liegt also bei 50 Rappen pro Lieferung. Wenn Flächenpauschalen und Erntekauf kombiniert werden, wird die Zielpreisberechnung komplex. Beispiele können beim Verein soliTerre (info@soliterre.ch) bezogen werden. Der Administrationsanteil der Produzenten wie über das nachfolgende Feld definiert.
  • Administrationsanteil (= der Produzenten): Wert: Prozentangabe. Wenn in der Lieferplanung den Produkten ein Preis zugeordnet wird, errechnet OpenOlitor die Bestellungen an die Produzenten (d.h. eigener Betrieb oder Zukäufe). Vom Saldo pro Bestellung wird der hier eingegeben Prozentsatz abgezogen als „Admin-Anteil“. Ebenfalls berücksichtigt wird bei der Abrechnung für die Produzenten die MWST.

Sobald ein Abotyp erstellt wurde, können im nächsten Schritt die Vertriebe definiert werden. Die Eigenschaften des Vertriebs bzw. der Vertriebe pro Abotyp müssen von der Lieferplanung her betrachtet und erarbeitet werden: Pro Vertrieb wird ein Korb geplant. Den AbonnentInnen wird ein Abotyp, ein Vetrieb und innerhalb eines Vertriebs ein Depot oder eine Tour (Hauslieferung) oder ein Postverstand zugeordnet.

Vertriebe kann man entweder erstellen, weil unterschiedliche Lieferdaten vorhanden sind und/oder aber auch, wenn die geernteten Mengen nicht immer für bspw. einen Vetrieb mit 50 Abonnements reichen. In solchen Fällen kann ein zusätzlicher (Lieferdaten-mässig identischer) Vertrieb erfasst werden, so dass statt einmal 50 Abonnements je 25 identische Körbe erfasst werden können.

Beim Aufsetzen der Abonnements gibt es in der Regel unterschiedliche Umsetzungsvarianten, der Betriebs- und Supprtverein OO bzw. der Support in Deutschland (GHS) hilft gerne.