Der Betriebs- und Supportverein OO unterstützt Initiativen und Betriebe bei der Inbetriebnahme der online Administrations-Plattform OpenOlitor, die Bezahlung wird zwischen Supporter und Initiative vereinbart. Da viele Inbetriebnahmen auch auf ehrenamtlicher Arbeit basieren, schlagen wir ein Vorgehen in Etappen vor.

Etappe 1

Wir bitten euch als ersten Schritt die Checkliste OpenOlitor auszufüllen und abzusenden.

Etappe 2

Mit dem Betriebs- und Supportverein OO (info@openolitor.ch) Kontakt aufnehmen und offene Fragen zur Checkliste klären. Ziel: Entscheiden, ob OpenOlitor verwendet werden kann/soll.

Etappe 3

Dem Verein OpenOlitor und dem Betriebs- und Supportverein OO beitreten. Eine produktive Instanz bestellen.

Etappe 4
  • Konfiguration von OpenOlitor mit Hilfe der „Checkliste Konfiguration“ (die Checkliste wird derzeit noch erweitert) planen und schriftlich festhalten.
  • Parallel dazu: Mitgliederdaten auf den neuesten Stand bringen bzw. ergänzen, vorzugsweise mit Hilfe eines Online-Formulars, welches die Eingaben in einer Excel-Datei speichert. Wir können Beispiel-Formulare zur Verfügung stellen. Im Formular müssen alle Daten abgefragt werden, die für die Erfassung in OpenOlitor relevant sind.
  • Parallel dazu: Information an die Mitglieder, dass OpenOlitor in Betrieb genommen wird und welche Auswirkungen dies haben wird.
Etappe 5

Daten für den Import in OpenOlitor entweder direkt in OpenOlitor eingeben oder in einem LibreOffice-Worksheet (Vorlage wird hier publiziert) bereitstellen (meistens: Mitglieder und Personen, Produkte und Produzenten). Der Import wird von Tegonal GmbH durchgeführt. Kontrollieren der importierten Daten.

Etappe 6
  • Mitglieder- und Personendaten kontrollieren und ab jetzt à jour halten.
  • Mitglieder/Kundentypen aktualisieren und ab jetzt à jour halten
  • Abotyp-Konfiguration nochmals kontrollieren, insbesondere Lieferdaten pro Vertrieb.
  • Abotypen und Vertriebe den Mitgliedern zuweisen. Resultat kontrollieren: Stimmt die Anzahl Abonnements total? Stimmt die Anzahl Abonnements pro Abotyp?
  • Bisherige Kontrollsheets oder Excel-Listen bereit halten.
  • Lieferplanungen erstellen (nur speichern, nicht abschliessen) und Resultate mit den bisherigen Kontrollsheets bzw. Excel-Listen vergleichen. Zuerst die Anzahl der Abonnements pro Abotyp pro Lieferungen prüfen. Dann die Lieferplanungen bezüglich Produzent und Produkte pro Lieferung prüfen.
Etappe 7
  • Proberechnung erstellen und Probezahlungen sowie Probe-Import der Zahlungseingansgdaten durchführen
  • Rechnungsvorlage erstellen (Ablegen im Mitgliederportal oder per Post oder Mail versenden?)
  • Infoschreiben an die Mitglieder: Wie werden Rechnungen neu erstellt? Wie Regeln gelten neu für die Zahlungen?
  • Testpaket von einem Dutzend Rechnungen erstellen und Rückgang Zahlungen abwarten, allenfalls Korrekturen vornehmen
  • Restliche Rechnungen an Mitglieder versenden

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