L’association d’exploitation et de support OO peut soutenir les initiatives et exploitations lors de la mise en production de la plateforme en ligne OpenOlitor. Les honoraires de la personne qui soutient les initiatives ou exploitations sont fixés à l’avance, En général, la mise en production est également basée sur du travail bénévole. Pour cette raison, nous proposons de procéder par étapes.
première étape
Remplir la checklist en ligne et l’envoyer à info@openolitor.ch:
deuxième étape
Contacter l’association d’exploitation et de support OO (info@openolitor.ch) et clarifier les questions liées à la checklist. Décider si OpenOlitor sera utilisé dans le futur.
troisième étape
Adhérer à l’association OpenOlitor et à l’association d’exploitation et de support OO. Commander une instance productive d’OpenOlitor.
quatrième étape
- Déterminer la configuration d’OpenOlitor à l’aide de la « checklist configuration » et consigner les décisions par écrit.
- Parallel dazu: Mitgliederdaten auf den neuesten Stand bringen bzw. ergänzen, vorzugsweise mit Hilfe eines Online-Formulars, welches die Eingaben in einer Excel-Datei speichert. Wir können Beispiel-Formulare zur Verfügung stellen. Im Formular müssen alle Daten abgefragt werden, die für die Erfassung in OpenOlitor relevant sind.
- Parallel dazu: Information an die Mitglieder, dass OpenOlitor in Betrieb genommen wird und welche Auswirkungen dies haben wird.
cinquième étape
Préparer les données principales (membres et personnes, produits et producteurs) dans un worksheet LibreOffice (modèle va être publié ici) pour les faire importer dans OpenOlitor. Contrôler les données importées.
sixième étape
- Mitglieder- und Personendaten kontrollieren und ab jetzt à jour halten.
- Mitglieder/Kundentypen aktualisieren und ab jetzt à jour halten
- Abotyp-Konfiguration nochmals kontrollieren, insbesondere Lieferdaten pro Vertrieb.
- Abotypen und Vertriebe den Mitgliedern zuweisen. Resultat kontrollieren: Stimmt die Anzahl Abonnements total? Stimmt die Anzahl Abonnements pro Abotyp?
- Bisherige Kontrollsheets oder Excel-Listen bereit halten.
- Lieferplanungen erstellen (nur speichern, nicht abschliessen) und Resultate mit den bisherigen Kontrollsheets bzw. Excel-Listen vergleichen. Zuerst die Anzahl der Abonnements pro Abotyp pro Lieferungen prüfen. Dann die Lieferplanungen bezüglich Produzent und Produkte pro Lieferung prüfen.
septième étape
- Proberechnung erstellen und Probezahlungen sowie Probe-Import der Zahlungseingansgdaten durchführen
- Rechnungsvorlage erstellen (Ablegen im Mitgliederportal oder per Post oder Mail versenden?)
- Infoschreiben an die Mitglieder: Wie werden Rechnungen neu erstellt? Wie Regeln gelten neu für die Zahlungen?
- Testpaket von einem Dutzend Rechnungen erstellen und Rückgang Zahlungen abwarten, allenfalls Korrekturen vornehmen
- Restliche Rechnungen an Mitglieder versenden
[…] Artikel ist in Bearbeitung.