LibreOffice-Vorlagen

Häufiger Fehler: LibreOffice setzt buchstäblich nach Belieben und völlig unkontrolliert Textteile ein, wenn man im Feldbefehl, Benutzerfeld Werte drin hat, die man nicht benötigt. Also nach dem Ausprobieren alles Löschen, was nicht verwendet wird. Was verwendet wird, lässt sich nicht löschen, es ist also dubelisicher.

Allgemeines

Übersichten und Berichte werden in OpenOlitor in zwei Kategorien unterteilt:

  • Berichte und Auswertungen, die im Admin-Alltag laufend benötigt werden, werden direkt in OpenOlitor angezeigt und sind über den Export-Knopf auf der jeweiligen Seite exportierbar (CSV-Datei).
  • Weitere Berichte, die nur alle paar Monate oder wenige Male pro Jahr benötigt werden, zeigt OpenOlitor nicht an, macht sie jedoch im CSV-Format exportierbar. Unter Reports in der Navigation links unten stehen diese Berichte und Auswertungen zum Download bereit (Formate: CSV, PDF, LibreOffice-Textdateien). Diese Berichte sind zu einem grosse Teil vor-konfiguriert (basierend auf den Abfrage und Berichten des „alten Admin-Tools des Vereins soliTerre), zusätzliche Berichte von den OpenOlitor-Nutzern zusätzlich erstellt werden bzw. über den Verein OpenOlitor als Vorschlag eingebracht werden.
  • Bereits in OpenOlitor integriert sind die Berichte für den Etiketten-Ausdruck (Etiketten, die auf Körbe geklebt werden, falls die Körbe namentlich angschrieben werden), für verschiedene Serienbriefe sowie verschiedene Auswertungen (gelieferte Produkte total, gelieferte Produkte pro Produzent total, alle Lieferungen in der Übersicht, etc.).

Berichte für den Alltag

Berichte für den Alltag sind direkt auf der jeweiligen Seite wählbar:

  • Beispielsweise auf der Seite „Kunden“
  • Rechts oben, neben „Kunden erstellen“ auf den Pfeil klicken und Kundenbrief auswählen.
  • Eine Auswahl ist nur möglich, zumindest ein Kunde in der Liste angehakt ist.
  • Im folgenden Fenster kann die Vorlage gewählt werden:
    • Standardvorlage ist in OpenOlitor hinterlegte Vorlage => Siehe [[#Vorlagen]]
    • Selbst erstellte und hochgeladene Vorlagen (optional, nur wenn Vorlagen erstellt wurden)
    • Benutzerdefiniert ermöglicht die Verwendung einer LibreOffice Datei vom eigenen Rechner
    • Datenextrakt gibt die Daten im JSON-Format als Textdatei aus.

Berichte

Die folgenden Berichte können aus unterschiedlichen Situationen in OpenOlitor aufgerufen werden. Wenn Sie aufgerufen werden, gibt es immer die Möglichkeit ein LibreOffice-Dokument zu erstellen (fertig zum Druck mit eingefügten Daten), direkt ein PDF zu erstellen oder einen Datenextrakt herunterzuladen.

Der Datenextrakt ist ein JSON-File (keine csv-Datei!) und kann im Grund nicht direkt in anderen Programmen verarbeitet werden. Das Herunterlagen des Datenextraktes kann aber hilfreich sein, um herauszufinden, welche Felder im LibreOffice-Dokument verändert oder ergänzt werden müssen um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Siehe dazu Abschnitt [[Reports#Vorlagen|Vorlagen]].

Für alle unten angeführten Berichte können die Vorlagen verändert bzw. individuelle Vorlagen ergänzt werden. Wenn individuelle Vorlagen hochgeladen sind, gibt es beim Druck eine zusätzliche Auswahlmöglichkeit. Das Herunterladen und Hochladen geänderter oder neuer Dokumente findet man unter Einstellungen -> Vorlagen.

Vorlagen

Die Vorlagen dazu finden Sie mit etwa gleichen Namen unter Einstellungen -> Vorlagen

Hier können die Vorlagen heruntergeladen, geändert und auch wieder hochgeladen werden. Außerdem ist es möglich neue Vorlagen zu erstellen und eine entsprechende Datei hochzuladen.

Ein Muster, wie die Felder in ein Dokument von Libre-Office eingebaut werden können, findet ihr [[Media:SimpleReportTemplate.odt|SimpleReportTemplate.odt]].

Dazu muss man noch folgendes wissen:

  • Die Felder können in LibreOffice unter EINFÜGEN/Feldbefehl/Weitere Feldbefehle eingefügt werden. Dazu muß der Typ „Benutzerfeld“ aktiv sein. Dann kann ganz unten der Name des Benutzerfeldes eingetragen werden. Die von OpenOlitor zur Verfügung gestellten Felder hängen vom Dokumenttyp ab. Ihr findet Sie abhängig vom Dokumenttyp auf den zu den Berichten verlinkten Seiten.
  • Die Datenstruktur kann Subsets enthalten (beipielsweise Pendenzen, Personen und Abos beim Kundenbrief). Subset bedeutet, dass es mehrere solche Sets geben kann. Beispielsweise mehrere Pendenzen, Personen oder Abos zu einem Kunden. Wenn man ein bestimmtes Feld der Pendenzen (z.B. die Kundenbezeichnung) einer bestimmten Pendenz ausgeben möchte, dann spricht man das Feld folgendermassen an: pendenzen.0.kundeBezeichnung (0 steht für die erste Pendenz, 1 für die zweite usw.). Wenn man einfach alle Pendenzen ausgeben möchte, dann muss man eine Section oder eine Tabelle verwenden.
  • Um Subsets in Sections oder Tabellen verwenden zu können, muss der NAME der Section bzw. der Tabelle mit dem Namen des Subsets (in der Schreibweise wie es auf den DokuSeiten dargestellt ist) übereinstimmen. Es müsste als beispielsweise eine Section oder Tabelle geben die pendenzen heißt. (Für Tabellen inn LibreOffice: Kontextmenü der Tabelle -> „Tabelleneigenschaften..“ -> Tab „Tabelle“ – > Name eintragen) Dort können die gelisteten Felder dann einfach ohne Zusatz verwendet werden. Die Section bzw. die Tabellenzeile wird sooft wiederholt, wie es Daten in diesem Subset gibt.
  • Möchte man in einer Section oder in einer Tabelle auf Felder AUSSERHALB des Subsets zugreifen, dann muß $parent. vor den Feldnamen gestellt werden. Also beispielsweise $parent.ersteller für den ersteller der Kundendaten (im Unterschied zum Ersteller der Pendenz).
  • In Tabellenzeilen bzw. Sections müssen Textfelder verwendet werden, in die die Namen der Felder einzutragen sind. Dabei müssen die Namen der Felder auch die Namen des Textfeldes sein (In Libre Office: Textfeld anklicken, im Hauptmenü „Format“ -> „Name..“ -> Name eintragen)