Der Betriebs- und Supportverein OO unterstützt Initiativen und Betriebe bei der Inbetriebnahme der online Administrations-Plattform OpenOlitor, die Bezahlung wird zwischen Supporter und Initiative vereinbart. Weitere Infos zum Betriebs- und Supportverein OO.
Da viele Inbetriebnahmen auch auf ehrenamtlicher Arbeit basieren, schlagen wir ein Vorgehen in Etappen vor.
Etappe 1 – Checkliste ausfüllen
Wir bitten euch als ersten Schritt die Checkliste OpenOlitor auszufüllen und abzusenden.
Etappe 2 – Betriebs- und Supportverein kontaktieren
Mit dem Betriebs- und Supportverein OO (info@openolitor.ch) Kontakt aufnehmen und offene Fragen zur Checkliste klären. Ziel: Entscheiden, ob OpenOlitor verwendet werden kann/soll.
Etappe 3 – Verein beitreten
Dem Verein OpenOlitor und dem Betriebs- und Supportverein OO beitreten. Eine produktive Instanz bestellen.
Etappe 4 – Dein OpenOlitor konfigurieren
- Konfiguration von OpenOlitor mit Hilfe der „Checkliste Konfiguration“ (die Checkliste wird derzeit noch erweitert) planen und schriftlich festhalten.
- In der Testinstanz alle Arbeitsschritte mit einer kleinen Datenmenge testen, klären, ob OpenOlitor wirklich alle Arbeitsschritte abbilden kann (und wie).
- Falls Tests erfolgreich: Mitgliederdaten auf den neuesten Stand bringen bzw. ergänzen, vorzugsweise mit Hilfe eines Online-Formulars, welches die Eingaben in einer Excel-Datei speichert. Wir können Beispiel-Formulare zur Verfügung stellen. Im Formular müssen alle Daten abgefragt werden, die für die Erfassung in OpenOlitor relevant sind.
- Parallel dazu: Information an die Mitglieder, dass OpenOlitor in Betrieb genommen wird und welche Auswirkungen dies haben wird.
Etappe 5 – Daten importieren
Daten direkt in OpenOlitor eingeben. Ein Datenimport mittels LibreOffice-Worksheet ist möglich, aber aufwändig (lohnt sich erst ab ca. 500 Datensätzen, Mitglieder/Kunden und Personen, Produkte und Produzenten).
Etappe 6 – Erste Planung
- Mitglieder- und Personendaten kontrollieren und ab jetzt à jour halten.
- Mitglieder/Kundentypen aktualisieren und ab jetzt à jour halten
- Abotyp-Konfiguration nochmals kontrollieren, insbesondere Lieferdaten pro Vertrieb.
- Abotypen und Vertriebe den Mitgliedern zuweisen. Resultat kontrollieren: Stimmt die Anzahl Abonnements total? Stimmt die Anzahl Abonnements pro Abotyp?
- Bisherige Kontrollsheets oder Excel-Listen bereit halten.
- Lieferplanungen erstellen (nur speichern, nicht abschliessen) und Resultate mit den bisherigen Kontrollsheets bzw. Excel-Listen vergleichen. Zuerst die Anzahl der Abonnements pro Abotyp pro Lieferungen prüfen. Dann die Lieferplanungen bezüglich Produzent und Produkte pro Lieferung prüfen.
- Lieferlisten und Rüstlisten definieren: wie sollen diese Listen aussehen, genügen die Standardvorlagen oder werden spezifisch angepasste Vorlagen benötigt?
Etappe 7 – Weitere Abläufe testen
- Proberechnung erstellen und Probezahlungen sowie Probe-Import der Zahlungseingansgdaten durchführen
- Rechnungsvorlage erstellen (Ablegen im Mitgliederportal oder per Post oder Mail versenden?)
- Infoschreiben an die Mitglieder: Wie werden Rechnungen neu erstellt? Wie Regeln gelten neu für die Zahlungen?
- Testpaket von einem Dutzend Rechnungen erstellen und Rückgang Zahlungen abwarten, allenfalls Korrekturen vornehmen
- Restliche Rechnungen an Mitglieder versenden
Etappe 9 – Benutzer schulen, Mitglieder informieren
Etappe 10 – Produktiver Betrieb
Sind alle Abläufe erfolgreich getestet worden, steht einem produktiven Betrieb nichts mehr im Weg.